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PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICER) / RESPONSABLE DE GESTION DE PROJET posté par AMUE

CDI - temps plein
Montpellier

Description de l'offre

Contexte

Dans le cadre d’un partenariat, l’Amue et l’Association Cocktail mettent en place un projet commun pour la construction d’une solution logicielle dans le domaine de la scolarité et la vie étudiante. Ce projet porté par l’Amue et l’Association Cocktail, deux acteurs majeurs dans le domaine des systèmes d’information de gestion de l'Enseignement Supérieur et la Recherche (ESR), permettra d’accompagner au quotidien la majorité des étudiants, enseignants et personnels en France et Outre-mer.
Co-construit avec les établissements de l’ESR, il met en œuvre une méthode de construction agile adaptée à la dimension d’un projet national stratégique et à la particularité d’une gestion multi-sites
Les établissements construisent la solution en engageant des dépenses (personnels, coûts environnés, frais de missions, achats externes) et refacturent à l’Amue ces dépenses. Etant donné l’ampleur du projet, la complexité de la maitrise d’œuvre, et les montants engagés, un poste de PMO, rattaché au directeur de projet, est créé.


Contenu des fonctions

Ses missions générales :


+ Suivre et vérifier l'avancement du projet (qualité/coût/délai) et le respect des engagements
+ Suivre les risques du projet : anticipation, identification, mise en oeuvre d'actions correctrices
+ Assurer le suivi budgétaire du projet
+ Structurer les outils de suivi et d’aide à la décision

Ses activités :

1. Suivi de projets
Suivre des actions structurantes des équipes projets
Travailler et fournir les tableaux de suivi budgétaire sur les projets en cours (reporting hebdomadaire) en lien avec l’activité projet
Suivre et ré-estimer les délais de construction du périmètre cible et des périmètres intermédiaires
Préparer le reporting pour les réunions avec le comité de direction et le comité de pilotage, en lien étroit avec le product manager (PM)
Etre force de proposition dans les futures offres de service de déploiement et tarification associée
Prendre en charge l’analyse de la valeur entre la construction et le cout € et être force de proposition pour arbitrer et réorienter le cas échant, avec le PM
Proposer au Directeur de projet des outils d’aide à la décision et des indicateurs clés de performance

2. Support utilisateur
Superviser les feuilles de temps passées des ressources et le planning des congés des ressources
Traduire finement dans la structure financière les feuilles de temps de l’ensemble des agents du projet (une cinquantaine)
Amue +SFRC
2|2
Créer des outils ad hoc pour suivre l’état d'avancement du projet, notamment le lien entre les feuilles de temps et la structure financière ainsi que des outils de gestion de projet
Fournir un support fonctionnel aux outils de gestion de projet utilisé en interne (gestion des accès, extraction…)

3. Reporting financier
Fluidifier le rythme de décaissement afin de le faire correspondre à la période d’exécution du travail réalisé
Echanger avec les établissements (co-constructeurs) fournisseurs des factures pour accélérer le processus de remboursement
Approuver et suivre les factures fournisseur (les co-constructeurs) : retraiter analytiquement les factures Consolider, analyser et assurer le suivi mensuel du budget
Assurer la prévision d’exécution prévisionnelle bimestrielle imposée par le Contrôleur budgétaire et comptable ministériel.
Evaluer le reste à faire et le rapprocher du budget disponible
Proposer des projections d’exécution en accord avec les objectifs fixés
Fournir un reporting mensuels avec les indicateurs clés de performance par fonctionnalité et module
Créer une interface entre les feuilles de temps (CRA) et la traduction analytique
Définir et mettre en oeuvre des plans d’actions correctives
Etablir les éléments pour la production immobilisée
Contribuer avec le Directeur de projet à la réalisation du budget annuel avec une granularité analytique.

Conditions requises

Savoir faire
Gestion de la performance : savoir utiliser les indicateurs de performance pour adapter son activité et aider à la prise de décision.
Gestion budgétaire et financière
Maîtriser des logiciels de gestion : Excel, feuille de temps …

Savoir être
Leadership : savoir faire valoir sa position
Sens relationnel : Adapter son comportement et son attitude en fonction de l’interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges
Esprit d'équipe et intégrité
Rigueur et précision

Condition d’exercice
Fonctionnaire : en situation de détachement ou de mise à disposition.
Contractuel : contrat de droit public de 3 ans (renouvelable)
La rémunération sera en fonction du profil et de l’expérience du candidat.

Numéro de référence

PMO

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