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Assistante.e Administratif CDD 1 MOIS posté par Galileo Global Education

Dernier jour pour postuler
CDD/Intérim - temps plein
Lyon

Description de l'offre



A propos

Leader européen de l’enseignement supérieur privé, Galileo Global Education rassemble dans le monde 54 écoles reconnues et certifiées. En forte croissance, le Groupe forme chaque année plus de 170 000 étudiants sur 89 campus dans 13 pays, dans des domaines diversifiés : management, gestion, innovation, digital, arts, design, mode, et plus récemment, la santé. Sa filiale Studi est leader de l’éducation en ligne diplômante.

Nos écoles offrent aux étudiants l’opportunité de devenir des acteurs professionnels compétitifs sur le marché du travail. Nos certifications RNCP et Qualiopi, notre reconnaissance internationale ainsi que notre réseau d’entreprises partenaires ont pour vocation de faire vivre à nos étudiants une expérience professionnalisante, hybridée, multiculturelle et digitalisée.



Pourquoi rejoindre Galileo Global Education

Rejoindre Galileo Global Education France, c’est travailler avec 3 500 collaborateurs engagés dans une culture du service client, impulsée par une démarche d’entreprise forte appelée Happy Student Maker/Happy School Maker. Fondée sur 3 attitudes de service : Servir, Exiger, Faire grandir, HSM influe sur la culture de management, de collaboration et de coopération. Dans cette dynamique participative nous valorisons l’initiative et l’implication de chacun autour de projets communs.

L’école STRATE forme des designers qualifiés grâce à un programme novateur combinant formation artistique et technique, sciences humaines, entrepreneuriat et bases éthiques solides. Grâce à la qualité de son enseignement, à sa méthodologie d’enseignement par projet et à son département de recherche, Strate est reconnue comme l’un des meilleurs établissements privés de design en France.



DESCRIPTION:

CDD 1 MOIS EVENTUELLEMENT RENOUVELABLE

L’assistant.e administratif est chargé.e de l’accueil téléphonique et du public, le gestion du courrier, les reporting , les conventions de stage les aspects administratif des échanges internationaux et de la saisie des absences et retard des étudiants sur l’outil pressenti. Un métier qui exige méthode et polyvalence.



Gestion administrative et matérielle des études - File Maker *

● Accueil physique : étudiants, intervenants, visiteurs

● Gestion du standard : transmission des appels et messages aux bon.ne.s interlocutrices.teurs

● Arrivée/départ courrier par la poste (machine à affranchir)

● Réception des livraisons/accueil des coursiers

● Chargée de garantir l'application du règlement intérieur, des consignes de sécurité, des règles de vie collective par tou.te.s les acteurs.trices de Strate

● Détection et relais auprès de l’équipe Campus en cas de problème logistique (porte fermée, manque de matériel en salle , etc)

● Mise à disposition de petit matériel aux intervenant.e.s : feutres, paperboard, brosses tableau,



Pour les étudiants

● Saisie et suivi des dossiers des étudiants

● Réception et classement des pièces administratives



Pour les enseignants

* Saisie et suivi des dossiers des enseignants

* Réception et classement des pièces administratives



Divers

● Prend régulièrement en charge l’accueil téléphonique et du public

● Réalise régulièrement des entretiens d'orientation

● commande de fournitures de bureaux pour l’équipe pédagogique



ENJEUX DU POSTE

Accueil

● Anneau de liaison permettant l’articulation et la transmission des informations entre divers services

● Anticiper et mettre en place les moyens matériels pour le bon déroulement des cours

● Répond au téléphone et transmets les appels si besoin

● Accueil du public, filtre les entrées

● Réceptionne les courriers



Administratif

* Reporting compta

* Envoi des bulletins

* Envoi des courriers

* Transmets les certificats de scolarité aux étudiants

* Transmets les cartes étudiants et prépare la rentrée administrative

* Saisie des absences et retards des étudiants sur HP

. * Saisie des courriers



Partenariats

* Gestion des dossiers administratifs

* Facturation et relance



Stage

* Gestion des conventions

* Relation avec les tuteurs



Echanges Internationaux

* En relation directe avec la responsable des échanges internationaux à Paris

* Suivi administratif avec les organisations : Eramus, Echange universitaire …

* Suivi administratif des dossiers étudiants sur les échanges

* Relation avec les partenaires internationaux



Les enjeux pédagogiques



● Suivi de la ponctualité et de l'assiduité des étudiant.e.s en physique pour instruction dans Hyperplanning : reporting quotidien, hebdo et mensuel

● Edition et envoi des avertissements en cas d'absentéisme et de non ponctualité

● Entretiens avec les étudiant.e.s en cas de besoin de partage de difficultés

● Relance intervenant appel non fait

● Signalement des intervenant.e.s en retard /abs aux assistantes pédagogiques

● Préparation et édition des documents de scolarité (certificats) au moment des rentrées

● Gestion email

● Enquêtes académiques : SISE et Diplômé.e.s de l’année écoulée



COMPETENCES

Techniques :

* FileMaker

* Suite Office

* Outil Google

* Excel



Savoir-être :

* Ecoute

* Réactivité

* Communication

* Rédaction

* Sens du service et de la collaboration

* Rigueur

* Dimension relationnelle

* Très bon niveau à l’écrit : syntaxe, orthographe, grammaire

* Bon niveau professionnel en anglais



EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

● expérience dans l’école, une entreprise et dans le milieu de la création

● Expérience sur un poste d’organisation administratif



NIVEAU D’ETUDE

Bac +2



LANGUES

Anglais professionnel

Français : maîtrise parfaite, bon niveau d'orthographe



Rémunération

2000 euros brut / mois

Numéro de référence

R-09248

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